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La gestión eficaz y optimizada del proceso de compras se está convirtiendo rápidamente en una parte integral del éxito organizacional en el mundo empresarial actual. La mayoría de los sistemas de compras innovadores y modernos han transformado el proceso de compras, haciéndolo altamente efectivo y transparente a lo largo de toda la cadena de suministro.
Esta guía cubre los principios clave que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar sus operaciones de compras, al mismo tiempo que maximizan el valor y minimizan los riesgos.
- Comprender el nuevo panorama de las compras
La digitalización ha cambiado la forma en que las organizaciones compran. Los sistemas basados en papel han sido reemplazados por plataformas de compras integradas que conectan todos los roles en una solución integral. Estas plataformas suelen ofrecer un proceso completo de compras, desde la gestión de proveedores hasta la tramitación de pedidos, todo de una manera más eficiente y transparente.
- Estrategia y establecimiento de objetivos
Las organizaciones deben tener objetivos y estrategias claros antes de implementar cualquier solución de compras. Esto incluye diagnosticar los problemas actuales en las compras, identificar posibles áreas de mejora y establecer objetivos medibles. Una estrategia bien pensada debe estar alineada con los objetivos organizacionales, pero también debe abordar factores como ahorros en costos, eficiencia operativa y gestión de relaciones con proveedores.
- Estandarización de los procesos de compras
La estandarización es la base de una gestión eficaz del sistema de compras. Se deben elaborar y documentar procedimientos para todas las actividades relacionadas con las compras, desde la solicitud de requisiciones hasta el pago. Todos los formularios, flujos de trabajo de aprobación y las funciones y responsabilidades de los interesados en el proceso deben estar claramente documentados.
- Gestión de proveedores y construcción de relaciones
Las relaciones con los proveedores son fundamentales en el proceso de compras. La implementación de programas de evaluación y gestión de proveedores, como la evaluación del rendimiento y la resolución de problemas mediante la comunicación y otros aspectos, dará excelentes resultados para una organización que gestione compras. La calidad de estas relaciones ayuda a obtener mejores precios, mejores servicios y más confianza.
- Integración tecnológica y automatización
En las soluciones de compras modernas, la tecnología se utiliza para automatizar tareas rutinarias y simplificar procesos complejos. Al evaluar el software de RFP y otras herramientas de compras, las empresas deben seleccionar soluciones que se integren sin problemas con sus sistemas existentes, tengan interfaces de usuario intuitivas y ofrezcan fuertes capacidades de informes. Usar la tecnología adecuada reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo de la gestión manual, al mismo tiempo que mejora la precisión y el cumplimiento.
- Análisis de datos y monitoreo de resultados
La gestión eficaz del sistema de compras depende en gran medida de tomar decisiones basadas en datos. Por lo tanto, las organizaciones deben desarrollar herramientas analíticas sólidas para realizar un seguimiento de los KPI, monitorear los patrones de gasto e identificar oportunidades de optimización. Además, la evaluación continua de los datos de compras puede revelar tendencias, predecir necesidades futuras y, por lo tanto, permitir decisiones estratégicas.
- Gestión de riesgos y cumplimiento
Un sistema integral de gestión de riesgos es esencial para proteger los intereses de la organización. Implementar controles de riesgo asegura el cumplimiento de las normativas aplicables, la documentación y la auditoría de las actividades de compras de manera eficiente. Además, identificar planes de contingencia relacionados con riesgos potenciales que puedan afectar las interrupciones en la cadena de suministro o los problemas con los proveedores es crucial para cualquier organización.
- Capacitación y desarrollo de habilidades
El éxito de la gestión del sistema de compras depende de las personas que forman el equipo de compras. Las organizaciones deben ofrecer capacitación continua para que su personal se mantenga al día con las mejores prácticas, las nuevas tecnologías y los cambios del mercado.
Esto incluye la capacitación técnica relacionada con el sistema de compras utilizado, así como el desarrollo de habilidades blandas que ayuden a mejorar las negociaciones y la gestión de relaciones con proveedores.
- Control de costos y gestión del presupuesto
La gestión eficaz de los costos sigue siendo el objetivo principal de las compras. Las organizaciones deben contar con procesos presupuestarios rigurosos, análisis frecuentes de costos y estrictas medidas de control de gastos. Esto incluye establecer límites de aprobación y monitorear el comportamiento de las compras para descubrir posibles ahorros a través de compras en grandes cantidades o consolidación de proveedores.
- Gestión de documentos y archivo
La gestión eficaz de los documentos y su archivo es fundamental para mantener y auditar el cumplimiento. Deben implementarse sistemas de gestión de documentos eficientes que faciliten el almacenamiento, la recuperación y el seguimiento de los documentos de compras, como órdenes, contratos y comunicaciones con proveedores, entre otros.
- Prácticas de compras sostenibles
Para incorporar la sostenibilidad en las compras, la toma de decisiones en la compra de productos y servicios debe tener en cuenta criterios adecuados de evaluación. Esto también implica considerar cómo los proveedores entregan bienes y servicios a la organización. Por ejemplo, puede incluir tener criterios de responsabilidad ambiental y social para evaluar a los posibles socios proveedores; también puede involucrar cómo la implementación de políticas de compras ecológicas afectará el proceso de compras a largo plazo, entre otras consideraciones.
Un sistema de compras sostenible es tan sólido que puede hacer que todo sea mejor, más barato y más reconocible para la marca.
- Gestión de contratos y negociación
La gestión de contratos debe ser eficaz y operativa para que la organización pueda ofrecer el valor de las relaciones beneficiosas con los proveedores. Las habilidades de negociación dentro de la organización deben ser desarrolladas y combinadas con el proceso de revisión regular de los contratos, que deben ser gestionados de manera dinámica para garantizar que se mantengan actualizados y proporcionen valor a la organización.
- Mejora continua e innovación
El cambio en las organizaciones de compras estará estrechamente relacionado con cuán dinámicas sean las nuevas funciones de compras implementadas en el negocio. Por lo tanto, se pondrá énfasis en la revisión y actualización periódica de los procesos de compras de bienes y servicios, el seguimiento de las tendencias del mercado y la adopción de nuevas tecnologías, mientras se mantiene una mentalidad abierta hacia soluciones innovadoras que puedan aumentar la eficiencia y efectividad.
- Planificación de contingencias y emergencias
Desarrollar planes sólidos de contingencia para gestionar situaciones de crisis en las compras y las interrupciones de la cadena de suministro. Esto incluirá la identificación de proveedores alternativos, procesos de compras de emergencia y la prueba regular de la efectividad del plan de respuesta.
- Métricas de rendimiento y benchmarking
Solo cuando el departamento de compras entienda y mida su rendimiento, podrá implementar mejoras continuas. Establecer métricas claras de rendimiento permitirá a la organización evaluar las funciones de compras en relación con los estándares de la industria y los objetivos internos. La organización debería ser capaz de realizar un seguimiento de indicadores clave como ahorros de costos, tiempo de ciclo de compras, rendimiento de los proveedores en entregas y métricas de calidad.
Los ejercicios regulares de benchmarking también ayudarán a identificar áreas donde el rendimiento no alcanza los estándares de la industria o los objetivos internos de la organización.
Conclusión
Para tener éxito en la gestión del sistema de compras, se debe adoptar un enfoque integral que combine planificación estratégica, uso de tecnología y sólidas prácticas operativas. Las organizaciones bien estructuradas según las mejores prácticas se vuelven más productivas, y las operaciones de compras se vuelven más transparentes y resistentes al riesgo.
El arte radica en equilibrar la eficiencia de los procesos, el control de costos y la gestión de relaciones, mientras se mantiene la flexibilidad frente a las cambiantes condiciones del mercado y los requisitos organizacionales.
Fuente de la imagen: Pexels
